چرا کسبوکارها به سمت حسابداری و انبارداری ابری حرکت میکنند؟
در سالهای اخیر، تغییر شیوه مدیریت اطلاعات مالی و عملیاتی به یکی از موضوعات مهم برای کسبوکارها تبدیل شده است. بسیاری از شرکتها دیگر نمیخواهند برای هر بخش از فعالیت خود یک نرمافزار جداگانه داشته باشند که اطلاعات آن با سایر واحدها بهصورت دستی جابهجا شود. از سویی استفاده از سیستمهای آنلاین و ابری به کسبوکارها کمک میکند تا اطلاعات را متمرکزتر، سریعتر و با وابستگی کمتر به زیرساختهای داخلی مدیریت کنند.
این تغییر فقط به شرکتهای بزرگ محدود نیست. چراکه کسبوکارهای کوچک و متوسط نیز با مسائلی مانند افزایش حجم تراکنشها، تعدد کالاها، چندشعبهای شدن، دورکاری یا نیاز به دسترسی سریع مدیران به اطلاعات مواجهاند. در چنین شرایطی انتخاب ابزار مناسب میتواند بر هزینهها، سرعت عملیات و تصمیمگیری اثر بگذارد.
چرا مدل ابری مورد توجه کسبوکارها قرار گرفته است؟
در مدل سنتی، یعنی نرمافزارهای نصبی، بخشی اصلی مسئولیت راهاندازی و نگهداری سیستم بر عهده خود کسبوکار است. از تهیه سرور و سختافزار تا بهروزرسانی، پشتیبانگیری و مشکلات فنی. این موضوع برای مجموعههای دارای تیم شبکه محدود میتواند هزینه و پیچیدگی ایجاد کند.
در حالی که نرمافزارهای ابری از طریق اینترنت و مرورگر در دسترس هستند دادهها و پردازشهای اصلی در زیرساخت سرویسدهنده انجام میشود؛ و کاربر برای استفاده از سیستم، به تجهیزات اختصاصی در محل شرکت وابسته نیست. یکی دیگر از ویژگیهای این مدل، بهروزرسانی متمرکز است. کاربر بدون نصب نسخه جدید، از آخرین تغییرات سیستم استفاده میکند.
البته ابری بودن بهتنهایی به معنای مناسب بودن یک نرمافزار نیست. کیفیت زیرساخت، امنیت دادهها، پشتیبانگیری، پشتیبانی، امکانات نرمافزار و میزان هماهنگی آن با نیازهای واقعی کسبوکار، عواملی هستند که باید هنگام انتخاب سرویس مورد توجه قرار گیرند.
حسابداری آنلاین، فراتر از ثبت سند
حسابداری یکی از نخستین بخشهایی است که میتواند از مزایای دسترسی آنلاین بهره ببرد. اطلاعات مالی فقط برای حسابداری نیست؛ مدیر، فروش، خرید و انبار نیز به بخشی از آن نیاز دارند.
یک مناسب باید بتواند علاوه بر ثبت اسناد، گزارشهای مورد نیاز کسبوکار را نیز در اختیار کاربران قرار دهد. گزارشهای تراز، دفاتر قانونی، معاملات فصلی و صورتهای مالی از خروجیهای مهم مدیریت مالی هستند. امکان تعریف کدینگ متناسب با ساختار سازمان، مدیریت سطوح تفصیلی و پشتیبانی از عملیات مربوط به اسناد نیز از دیگر مواردی است که در ارزیابی یک سیستم حسابداری باید بررسی شود.
در همین چارچوب، ، سیستم حسابداری ابری خود را در کنار سایر سیستمهای مالی، از جمله انبارداری، حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت، فروش و درآمد، و اموال و داراییهای ثابت، ارائه میکند. این سیتسمها از طریق مرورگر قابل استفاده هستند؛ و برای اجرای آن به نصب نرمافزار یا تهیه سرور اختصاصی نیاز نیست. همچنین سیستم حسابداری آنلاین رایسا امکان مدیریت اسناد مالی، دفاتر قانونی، گزارش معاملات فصلی و صورتهای مالی را فراهم میکند. و قابلیت مدیریت چند شرکت توسط یک کاربر نیز در آن پیشبینی شده است.
در واقع یکی از نکات مهم در چنین سامانهای، ارتباط حسابداری با سایر عملیات مالی و تجاری است. اگر اطلاعات خرید، فروش، دریافت و پرداخت یا انبار جدا از حسابداری ثبت شوند؛ بخشی از مزیت دیجیتالی شدن از بین میرود. زیرا کاربران همچنان مجبور خواهند بود دادهها را بین سیستمها منتقل کنند.
انبار، جایی که اطلاعات مالی و عملیاتی به هم میرسند
مدیریت موجودی برای بسیاری از شرکتها موضوعی صرفا عملیاتی نیست. بلکه کالاهایی است که وارد انبار میشوند؛ در فرآیند فروش یا تولید مصرف میشوند؛ و در نهایت در محاسبات مالی شرکت اثر میگذارند. بنابراین اختلاف بین موجودی واقعی و اطلاعات ثبتشده در سیستم میتواند پیامدهای مالی و مدیریتی داشته باشد.
در شرکتهای تولیدی، کنترل مواد اولیه، کالاهای نیمهساخته و محصولات نهایی اهمیت دارد. در شرکتهای بازرگانی، سرعت ورود و خروج کالا و کنترل موجودی شعب و انبارها اهمیت بیشتری پیدا میکند. برای پیمانکاران نیز ردیابی مصرف مصالح در پروژههای مختلف میتواند بخش مهمی از کنترل هزینه باشد.
در این شرایط سیستم انبارداری ابری میتواند بخشی از مشکلات ناشی از پراکندگی اطلاعات را کاهش دهد. امکان مدیریت موجودی، اسناد انبار و گزارشهای مرتبط را فراهم میکند. این سیستم از تعریف چند انبار و چند شرکت، کنترل لحظهای موجودی، کاردکس انبار، گزارشهای تعدادی و ریالی، قیمتگذاری اسناد و صدور اسناد مالی پشتیبانی میکند.
از سوی دیگر، فرآیندهای مختلف ورود و خروج کالا مانند رسید خرید، رسید تولید، انتقال بین انبارها، حواله مصرفی، حواله فروش و انواع اسناد برگشت در سیستم قابل ثبت است. این ساختار اطلاعات گردش کالا را منسجم ثبت میکند و ارتباط آن با حسابداری را حفظ میکند.
اهمیت یکپارچگی؛ وقتی فروش، انبار و حسابداری کنار هم قرار میگیرند
تفاوت چند نرمافزار و یک راهکار یکپارچه در نحوه تبادل اطلاعات مشخص میشود. فرض کنید یک کالا فروخته شده است. در یک ساختار جدا از هم، ممکن است واحد فروش اطلاعات فاکتور را ثبت کند؛ انبار موجودی را بهصورت مستقل کاهش دهد؛ و حسابداری نیز اطلاعات مالی همان معامله را دوباره وارد کند. هر مرحله از ورود دستی دادهها، احتمال خطا و دوبارهکاری را افزایش میدهد.
در یک ساختار یکپارچه، اطلاعات میتواند بین سیستمهای مرتبط جریان پیدا کند. در رایسا نیز سیستمهای مختلف در کنار یکدیگر قرار گرفتهاند. برای مثال سیستم انبار میتواند اسناد حسابداری مرتبط با فرآیندهای انبار را صادر کند؛ و ارتباط آن با سیستم فروش، امکان هماهنگی میان فروش و موجودی را فراهم میکند.
این یکپارچگی برای مدیران نیز اهمیت دارد. زیرا وقتی اطلاعات مالی و عملیاتی در یک بستر قابل دسترسی باشد؛ تصمیمگیری درباره خرید، فروش، تامین موجودی یا کنترل هزینهها میتواند بر مبنای دادههای بهروز و دقیق انجام شود.
آیا نرمافزار ابری برای همه کسبوکارها مناسب است؟
پاسخ به این سؤال به شرایط هر کسبوکار بستگی دارد. تعداد کاربران، حجم اطلاعات، نوع فعالیت، تعداد شرکتها یا شعب، نیازهای قانونی، سطح دسترسی مورد نیاز و حتی امکاناتی که سازمان در آینده به آن نیاز خواهد داشت، باید قبل از انتخاب نرمافزار بررسی شود.
برای کسبوکارهای کوچک و متوسط، حذف هزینههای مرتبط با سرور و نگهداری زیرساخت میتواند مزیت مهمی باشد. برای شرکتهایی که چند شعبه یا چند شرکت دارند. دسترسی آنلاین و امکان مدیریت متمرکز اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا میکند. شرکتهای تولیدی و بازرگانی نیز باید علاوه بر امکانات حسابداری، قابلیتهای مدیریت انبار و فروش را بررسی کنند.
موضوع امنیت نیز نباید صرفا به دلیل استفاده از واژه ابری نادیده گرفته شود. در واقع لازم است مشخص باشد دادهها چگونه نگهداری میشوند؛ پشتیبانگیری با چه سازوکاری انجام میشود؛ بهروزرسانیها چگونه اعمال میشوند؛ و تیم پشتیبانی چه سطحی از خدمات را ارائه میکند. در راهکارهای رایسا، نگهداری اطلاعات روی زیرساخت ابری، پشتیبانگیری منظم و بهروزرسانی متمرکز جزو ویژگیهای مدل ارائه سرویس است.
رایسا، رویکردی یکپارچه برای مدیریت مالی و عملیاتی
یکی از ویژگیهای راهکارهای ابری رایورز، یکپارچه بودن آنهاست. کسبوکار میتواند متناسب با نیاز خود از سیستمهایی مانند حسابداری مالی، دریافت و پرداخت، انبار، فروش، اموال و داراییهای ثابت، و حقوق و دستمزد استفاده کند. این رویکرد باعث میشود انتخاب نرمافزار الزاما به خرید مجموعهای از امکاناتی که برای کسبوکار ضروری نیستند، وابسته نباشد.
در عین حال، این سیستمها در صورت نیاز میتوانند در کنار یکدیگر قرار بگیرند؛ و جریان اطلاعات میان بخشهای مرتبط را شکل دهند. چنین ساختاری بهخصوص برای کسبوکارهایی اهمیت بیشتری دارد که همزمان با رشد فروش، افزایش حجم عملیات مالی و پیچیدهتر شدن مدیریت موجودی مواجه میشوند.
تحول دیجیتال در مدیریت مالی سازمان لزوما به معنای استفاده از فناوریهای پیچیده نیست. گاهی یک تغییر سادهتر، مانند انتقال نرمافزارهای حیاتی از ساختارهای وابسته به یک رایانه یا سرور داخلی به یک بستر آنلاین، میتواند دسترسی، نگهداری و بهروزرسانی سیستم را آسانتر کند. مهم، انتخاب راهکاری متناسب با نیاز کسبوکار است که ضمن کاهش پیچیدگی فنی، اطلاعات قابل اتکایی برای عملیات و تصمیمگیری فراهم کند.
رایسا نیز با همین رویکرد، مجموعهای از سیستمهای مالی ابری را برای کسبوکارهای مختلف ارائه کرده است. سیستمهایی که قرار است مدیریت حسابداری، انبار، فروش و سایر فرآیندهای مالی را از یک فعالیت وابسته به زیرساخت داخلی، به خدمتی آنلاین و قابل دسترس تبدیل کنند.
